Срок хранения графика работ

Срок хранения графиков работы в организации

Срок хранения графика работ

Об установленных законодательством порядке и сроках хранения в организации графиков работы работников при скользящем графике работы – читайте в статье.

Вопрос: На предприятии установлен для отдельных категорий работников график работы с предоставлением выходных в разные дни (скользящий график). Какой срок установлен для хранения графиков работы?

Ответ: По вопросу хранения кадровых документов

Графики работы хранятся 5 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года) (стр. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Материалы Системы Главбух по вашему вопросу:

https://vip.1gl.ru/#/document/117/45538/bssPhr1/

Еще читайте:производственный календарь 2020 при 5 дневной рабочей неделе 

Обоснование

Как составить график работы сотрудников

В чем отличие графика работы от графика сменности

График работ составляют, если в течение отдельного рабочего дня сотрудники трудятся только в одну смену. В таком случае действует режим рабочей недели с предоставлением выходных дней по скользящему графику.

Например, два дня через два, сутки через трое и т. д. В этом случае сотрудники отдыхают в разные дни недели и обычно работают больше привычных восьми часов.

Такой режим работы не является сменным, поэтому график сменности составлять не нужно.  

График сменности составляют при работе в две, три или четыре смены. Такой режим вводят, когда:

– длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы;

– нужно эффективнее использовать оборудование, увеличить объем выпускаемой продукции или оказываемых услуг.

Об этом говорится в статье 103 Трудового кодекса.

В какой форме составлять

В какой форме составлять график работы

Закон не содержит требований к оформлению графика работы. Поэтому работодатель может составить его в произвольной форме. При этом можно оформить как единый сводный документ по всем сотрудникам, так и индивидуальные графики по каждому сотруднику.

Какие данные отразить в графике

Какие данные отразить в графике работы сотрудника

В общем случае в графике работы отразите только Ф. И. О. сотрудников и чередование их рабочих и выходных дней. Поскольку если продолжительность смены, время начала и окончания рабочего дня, перерывов на обед уже указаны в Правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре, то в графике работы их можно не дублировать (ст. 100 ТК).

Исключения – отдельные категории сотрудников, для которых установлены специальные требования в законодательстве.

Например, в графике работы водителей, которые выполняют регулярные перевозки в городском и пригородном сообщении, обязательно указывайте время начала и окончания рабочего дня, перерывов для отдыха и питания, а также чередование рабочих и выходных дней (п. 4 положения, утв. приказом Минтранса от 20.08.2004 № 15). 

Как рассчитать чередование рабочих и выходных дней в графике

Как рассчитать и оформить график работы сотрудника

Чтобы рассчитать чередование рабочих и выходных дней в графике работы, определите, сколько сотрудников нужно в тот или иной день и какое количество часов в день они должны трудиться. На основе этой информации составьте график работы с указанием рабочих и выходных дней сотрудника. Составляйте график так, чтобы каждый сотрудник отрабатывал норму рабочего времени и не нарушал нормы отдыха.

Сумма часов работы в графике за учетный период должна быть равна норме времени за этот период (ч. 1 ст. 104 ТК). Норму рабочего времени на любой период определяйте по производственному календарю пятидневной рабочей недели с двумя выходными в субботу и воскресенье (п.

 1 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н). При этом учитывайте общие нормы рабочего времени, а в необходимых случаях – нормы для отдельных категорий сотрудников. Например, несовершеннолетних, занятых на работах с вредными условиями труда и т. д.

Нельзя разрабатывать график с заведомой недоработкой или переработкой рабочих часов. Чтобы соблюдать норму времени, можно компенсировать переработки в одном периоде недоработками в другом.

Для этого установите сотруднику суммированный учет рабочего времени (ч. 1 ст. 104 ТК). Учетный период может составлять месяц, квартал, полугодие, год и т. п., но не больше одного года (ч. 1 ст. 104 ТК).

Для отдельных категорий работников есть ограничения по продолжительности учетного периода (ч. 1 ст. 104 ТК).

При подсчете нормы рабочих часов, которые нужно отработать в учетном периоде, исключите время, когда сотрудника освобождали от работы с сохранением места работы.

Поэтому уменьшите норму часов в графике, если сотрудник уходит в ежегодный, учебный отпуск, отпуск без сохранения зарплаты.

Также норму часов уменьшите на время болезни, выполнения государственных или общественных обязанностей (письмо Роструда от 01.03.2010 № 550-6-1).

Чтобы уложиться в норму часов по итогам учетного периода, сократите или увеличьте продолжительность смен или скорректируйте частоту смен и дней отдыха.

Когда будете составлять график, учитывайте четыре правила:

– работа в нерабочие праздничные дни запрещена за некоторыми исключениями (ч. 1 ст. 113 ТК);

– если выходной день по графику совпадает с праздничным, то выходной переносится на ближайший рабочий день (ч. 2 ст. 112 ТК);

– рабочий день накануне праздника уменьшается на один час (ч. 1 ст. 95 ТК);

– продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов (ст. 110 ТК).

Рисунок 1. Образец графика работы

Скачать образец графика

После того как составите график работы, ознакомьте с ним сотрудников под подпись (ст. 8 ТК). За сколько времени нужно ознакомить сотрудников с графиком работы, закон не указывает.

Срок может быть и менее одного месяца. Главное, чтобы он был разумным, например за две недели до начала работы по графику.

Срок ознакомления сотрудников с графиком работы закрепите в локальном нормативном акте или трудовом договоре.

Ситуация: нужно ли составлять график работ на весь учетный период, если он больше месяца, или можно составлять по месяцам

Можно составить график как на весь учетный период, так и составлять его по месяцам.

Закон не требует составлять график работы на весь учетный период. Поэтому графики можно составить сразу на весь учетный период или на периоды меньшей продолжительности, в том числе и помесячно. Главное – обеспечить нормальную продолжительность рабочего времени в целом за учетный период (ст. 104 ТК).

Однако некоторые инспекторы ГИТ полагают, что график составляют на весь учетный период. Чтобы избежать претензий, разработайте предварительный график сразу на весь учетный период. Сотрудников знакомьте с графиком по месяцам, чтобы при необходимости оперативно вносить в него изменения, корректировать недоработку или переработку.

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг.

Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.

Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Главбух»

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/327310-srok-hraneniya-grafikov-raboty-v-organizatsii

Сколько хранятся графики работы сотрудников – Бизнес, законы, работа

Срок хранения графика работ

Наиболее распространенная длительность трудового дня — 8 часов. При таком режиме работы гражданам следует работать 5 дней в неделю с регулярным перерывом на обед продолжительностью в 48 минут.

Несмотря на это, некоторые компании решаются на внедрение круглосуточного режима трудового дня и составляют при этом график сменности.

Что это такое?

График сменности — бесперебойная работа в несколько и больше смен, очередность и длительность которых изложена в локальной документации компании.

К сведению: в ст.103 ТК РФ указано на запрет работать сотруднику несколько смен подряд.

Указанная статья указывает на использование предприятием любой формы собственности не больше 4 смен.

Это делается с целью:

  • исключения вероятности переутомления рабочих;
  • эффективной работы оборудования;
  • повышения объемов выпуска товаров.

В случае посменной работы компания может работать в круглосуточном режиме.

На базе разработанного графика сменности осуществляется учет трудового времени, используемого при расчете заработной платы.

Из этого следует, что график относится не только к одному из вариантов организации труда, но и считается достаточно серьезным учетным бланком.

При наличии сменного режима дня график подвержен регулярной проверки разными государственными контролирующими ведомствами.

Нормативная база

Основным нормативно-правовым документом считается Трудовой Кодекс России.

Причем вопросы, связанные с формированием графика и сопутствующими нюансами, изложены в:

  • ст.91 ТК РФ — указывает на то, что трудовая неделя не должна быть больше 40 часов;
  • ст.108 ТК РФ — указывает на необходимость в использовании обеденного перерыва, продолжительность которого не может быть меньше 30 минут;
  • ст.110 ТК РФ — указывает на необходимость использования еженедельного непрерывного отпуска продолжительностью не меньше 2 суток.

Понятие и особенности сменной работы изложены в ст.103 ТК РФ.

Чем отличается от графика работы?

Многие сотрудники отдела кадров ошибочно считают, что график сменности и график работы различия не имеет.
Однако если обратиться к статье 103 ТК РФ, то такое высказывание неверное.

Группа рабочих, которая исполняющая возложенные на них должностные обязанности в течении одного трудового дня, и при этом сменяется иными, осуществляет деятельность в режиме, установленном внутри организации, однако согласования его и структурированной разработки не требуется.

График сменности на 2018 год

В процедуре разработки графика сменности нет ничего сложного. Одновременно с этим, крайне важно брать во внимание нормы трудового законодательства, подробно описывающие вопросы, напрямую связанные с тем, как правильно составить график.

Для исключения вероятности допущения ошибок рассмотрим имеющиеся нюансы подробней.

Правила составления

С целью корректного формирования графика крайне важно брать во внимание согласно ст. 103 ТК РФ базовые компоненты, в частности:

  • учетный период, применяемый руководством и обеспечивающий баланс времени;
  • продолжительность работы, что обеспечивает график работы;
  • правила и порядок перехода сотрудников с одной смены в другую;
  • порядок действия рабочего в случае неявки сменщика.

Нормами ТК РФ не установлена типовая форма графика, из-за чего работодатель оставляет за собой право указывать ключевые условия документа в произвольном виде.

Кто и как устанавливает и составляет?

Задача по разработке графика возложена:

  • на сотрудника отдела кадров;
  • или на начальника структурного подразделения;
  • либо на секретаря компании.

Кто именно обязан составлять — это закреплено внутренними актами компании.

Основное условие, которое должно быть соблюдено согласно ст. 103 ТК РФ — соблюдение общепринятых правил законодательства, интересов предприятия и наемных сотрудников в частности.

Разработанный график сменности должен быть утвержден руководителем отдела и директором предприятия.

На какой период?

График может быть разработан на любой временной период — согласно нормам ст. 103 ТК РФ.

В большинстве случаев он составляется срок на 1 месяц.

К сведению: каждый вновь созданный документ должен утверждаться уполномоченными лицами компании.

Документальное оформление

Для возможности использования графика сменности работодатель должен будет:

  • Издать соответствующий Приказ относительно введения сменного режима работы.
  • Отобразить условие о введении сменного режима дня в Правилах трудового распорядка либо же в коллективном договоре — в четком соответствии со ст.100 ТК РФ.
  • Разработать график сменности в соответствии с требованиями части 2 ст. 103 ТК РФ.
  • В трудовом соглашении указать о введении графика сменности в соответствии с правилами части 1 ст. 100 и части 2 ст.57 ТК РФ.

Рассмотрим имеющиеся особенности подробнее.

Кем и как утверждается?

График сменности утверждается руководством компании в лице директора.

Ознакомить с документом сотрудника можно:

  • путем проставления его персональной подписи в Приказе;
  • путем простановки подписи в ознакомительном листе.

Каждый из вариантов по статье 103 ТК РФ будет считать правомерным.

Приказ об утверждении (образец):

Пример приказа об утверждении графика сменности

Бланк приказа об утверждении графика сменности

Приказ о введении (образец):

В составлении Приказа о введении графика сменности отсутствуют какие-либо сложности. Достаточно исключить ошибки и опечатки в содержании.

Скачать образец можно здесь:

Приказ о введении сменного режима работы

Лист ознакомления составляется в виде таблицы, где указываются:

  • инициалы сотрудников;
  • подпись — подтверждает ознакомления;
  • дата и иные немаловажные данные.

Ознакомиться с образцом можно здесь:

Форма, образец и примеры

Как отмечалось ранее трудовым законодательством не установлено формы графика, из-за чего он может быть разработан в произвольном виде, но с учетом общепринятых правил.

В зависимости от конкретной ситуации предусмотрены свои особенности.

Образец графика сменности (бланк)

Без переработки

В данном случае крайне важно следить за тем, чтобы в рассматриваемом графике в случае суммированного учета трудового периода не было нарушений, и он в полной мере удовлетворял требованиям ст. 103 ТК РФ.

К примеру, если в компании использует посменный график 2 через 2, то при работе 12 часов в день, наемный сотрудник за месяц обязан отработать: 30/2 х 12 = 180 часов.

Из этого следует, что в таком случае имеется переработки в 20 часов, поэтому нужно вводить временные выходные.

Сутки через трое

Нередко сменный график предусматривает работу в течении суток.

В таком случае образец будет немного отличаться от стандартного.

График сменности сутки через трое

Следует помнить, что для расчета рассматриваемого графика нужно:

  • Установить суммированный учет рабочего времени.
  • Отображать деятельность в ночной и дневной период.
  • Брать во внимание не только нормы ст. 103 ТК РФ но иные, в которых указаны особенности перерывов на отдых и обед.

К сведению: доведение графика до ведома сотрудников — обязанность каждого работодателя.

При суммированном учете

В случае с суммированным учетом крайне важно обращать внимание на некоторые немаловажные особенности.

Пример бланка:

На месяц

Скачать бланк можно здесь:

График работы на месяц

Следует отметить, что предоставленный бланк является унифицированным и подходит как для формирования на несколько недель, так и на любой иной период.

Как ознакомить работника?

Ознакомление с графиком сменности сотрудников осуществляется путем простановки их персональных подписей в ознакомительном листе или в Приказе.

По нормам ст. 103 ТК РФ можно использовать одновременно несколько вариантов.

Сроки

Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее, чем за 30 календарных дней до момента их введения в действие.

Об этом подробно изложено в части 4 статьи 103 Трудового Кодекса России.

Порядок изменения

Согласно с правилами ст. 103 ТК РФ корректировка может быть произведена по инициативе:

  • наемного штата сотрудников;
  • работодателя.

Источник: https://novdmt.com/skolko-hranyatsya-grafiki-raboty-sotrudnikov/

Сколько хранятся графики сменности

Срок хранения графика работ

Самая распространенная продолжительность рабочего дня в Российской Федерации – это 8 часов. При таком нормированном режиме работы бюджетникам, работникам социальной сферы, служащим банков, страховых организаций и другим специалистам коммерческих предприятий приходится трудиться пять дней в неделю с систематическими обеденными перерывами на 48 минут.

Тем не менее, некоторые руководители учреждений решаются на круглосуточный режим работы и составляют график сменности. Под ним понимается бесперебойная работа в две, три, четыре смены, очередность и продолжительность которых описывается в локальных документах организации.

Чем обусловлена необходимость его составления

График сменности просто необходим для некоторых видов деятельности. Например, он нужен для сторожей объектов, некоторых водителей, сотрудников полиции, станции скорой помощи, пожарных и газовых служб, для пультовых рабочих охранных организаций. Его актуальность связана с тем, что большое количество несчастий, противоправных действий третьих лиц случается в темное время суток.

Также круглосуточный режим работы позволяет полностью использовать полезные мощности оборудования на промышленных предприятиях.

Станки и приборы, функционируя в ночное время суток, выдают больший КПД при незначительных потерях на электроэнергию (в ночное время суток она обходится дешевле).

Таким образом удается значительно повысить объемы производства и оказания услуг, увеличить выпуск продукции. Это оказывает положительное влияние на прибыль предприятия.

Сменная работа осуществляется и на железнодорожных поездах, и на рейсах авиалиний. В противном случае внеплановый перерыв на международных и межгородских сообщениях может привести к непоправимым последствиям: задержкам рейсов, опозданиям и катастрофам.

Как регламентирует документ Трудовой кодекс РФ?

График сменности предполагает разбивку служащих (рабочих и другого персонала) на равные группы. Каждая группа, или смена, работает определенное рабочее время так, чтобы не было нарушений статей Трудового Кодекса РФ. Это касается:

  • статьи 91 ТК РФ, согласно которой рабочее время не должно превышать 40 часов в неделю;
  • статьи 108 ТК РФ, в которой указывается необходимость перерыва для отдыха и питания (от 30 минут до 2-х часов);
  • статьи 110 ТК РФ, в которой описывается время для еженедельного непрерывного отпуска (не менее 42 часов).

Понятие «сменная работа» регламентируется 103 статьей Трудового кодекса РФ. Она производится по утвержденному табелю. При этом не допускается, чтобы работник выполнял свои трудовые обязанности в течение двух смен подряд.

Подробная информация о составлении, утверждении и других нюансах документа представлена на видео:

Продолжительность работы при его утверждении

В сутки должны работать как минимум две группы кадрового штата, то есть две смены. Максимальный период труда — 12 часов в сутки.

В графике сменности по желанию работодателя устанавливается двухсменный режим, «четырехбригадный» режим и «график 72»:

  • При двухсменном порядке труда работа ведется в две смены: ночная и дневная по 12 часов.
  • «Четыре бригады» — оптимальная схема для работников. Их делят на 4 коллектива. Каждый из них работает по схеме: первая смена в ночное время (4 дня)-два выходных-вторая смена в дневное время (4 дня)-один выходной-третья смена в вечернее время суток (4 дня)-один выходной.
  • При «графике 72» один цикл составляет 12 суток. На практике это выглядит как работа два дня в дневную смену-два выходных-два дня в вечернюю смену-один выходной-два дня в ночную смену-три выходных.

Если вас интересует, зачем нужна требование-накладная по форме М-11, ознакомьтесь с этим материалом.

Кто и как составляет документ

График сменности составляется локально работником кадровой службы организации. Срок его введения в действие указывается в приказе за подписью руководителя. Все остальные регламенты, режим рабочего времени подробно освещаются в Правилах внутреннего распорядка организации.

Проект рассматривается в течение пяти рабочих дней. За это время «активисты» обязаны направить мотивированное письменное несогласие или одобрение. Несогласие приводит к тому, что требуются консультационные встречи. Цель совещаний – прийти к взаимовыгодному решению.

Доведение до сведения работников

Чтобы официально довести информацию до сотрудников, необходимо понять, на каких условиях заключены их договора.

Если в документах по трудоустройству есть оговорка о сменном порядке работы, то, как требует часть 4 статьи 103 ТК РФ, работодателю следует ознакомить работников об изменениях за один месяц до их введения.

Лучше этот процесс осуществлять в письменной форме: иначе трудно будет доказать, что специалисты в курсе столь радикальных нововведений.

Источник: https://zakon-portal.ru/jur-sovety/skolko-hranjatsja-grafiki-smennosti

Pro-pravo-online