Протокол проведения мероприятия образец

Протокол совещания: образец и бланк документа

Протокол проведения мероприятия образец

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

документа

В законодательстве не разработано никаких требований документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2020

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры ание, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания. 
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа. 

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Скачать образцы бланков:

Пустой бланк протокола совещания (word)

Образец заполнения протокола совещания (word)

ссылкой:

(19 4,32 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/protokol-soveshhaniya/

Как составить протокол встречи [шаблон протокола встречи]

Протокол проведения мероприятия образец

Сколько раз вы проводили одно и то же собрание только потому, что никто не запомнил содержание встречи, проведенной неделю назад? Подумайте об этом. Я уверен, что в повестке дня имеется, по крайней мере, один пункт, решение по которому принимается уже месяц. Вас это выводит из себя.

Что, если я скажу вам, что всего этого можно избежать, выполнив несколько простых шагов для составления эффективных протоколов встречи? К таким шагам относятся:

  • Предварительное планирование
  • Составление протокола встречи в реальном времени
  • Ознакомление персонала с протоколом

Давайте определимся с тем, что такое протокол собрания

Само название слегка вводит в заблуждение, поскольку вы не составляете протокол соглашений или свод правил. Честно говоря, никому не нравится читать их, это не входит в ваши дальнейшие планы. Необходимо предоставить три вида основной информации: принятые решения, запланированные действия в перспективе и система отслеживания их выполнения.

Другими словами, протоколы собраний – это ощутимый результат взаимодействия после завершения совещания.

Что следует включить в протокол собрания?

  • Дату и время проведения
  • Имена участников и имена тех, кто не имеет возможности его посетить
  • Решения по каждому пункту повестки дня, например, уже принятые или согласованные последующие действия
  • Согласованные или отклоненные пункты повестки дня
  • Время и дата следующего собрания

Предварительное планирование протокола собрания

Зафиксированный план упростит вашу работу. Все начинается с повестки дня. Правильно составленная повестка дня – уже половина сделанной работы. Почему? Она работает как основа собрания. Ниже приведены некоторые советы по составлению повестки дня, указанные в нашей другой статье.

Как только вы узнаете, о чем пойдет речь, набросайте план проведения собрания, который можно использовать для кратких заметок. Если вы делаете наброски от руки, вам такая схема будет особенно полезной.

Проверьте корректность записи решений, заметок, действий по пунктам. Делайте записи по мере возникновения идей. Так вы обеспечите высокую вероятность фиксации информации.

Тем не менее, не пытайтесь запечатлеть на бумаге все происходящее, так как это приведет к беспорядку и вы можете упустить по-настоящему важные моменты.

Если что-то неясно, лучше попросить разъяснений у ведущего, так как, возможно, и другим непонятны эти пункты. Честно говоря, некорректные записи могут привести к неправильным действиям, а это, безусловно, то, чего следует избегать.

Кроме того, не забывайте отмечать участников по мере их прибывания на собрание. Если вы не знаете всех по именам, просто дождитесь начала собрания, когда каждый должен представить себя.

Еще один момент относительно кратких записей – как быстро вы делаете заметки? Часто ли путаетесь в словах? Делайте аудио или видео запись собрания, чтобы ничего не прошло мимо вас. Не разбираете свой почерк? Извлеките запись и посмотрите, что вы упустили.

Как писать протокол собрания

После того, как вы закончили собрание, надо собрать свои записи и привести их в пригодный вид. Сделайте это по свежим следам. Проверьте полноту информации, но не злоупотребляйте объемом. Например, если на собрании состоялось горячее обсуждение вопроса, отметьте это. Какая была проблема и как она была решена? Думаю, такие обсуждения будут иметь место.

Что касается стиля письма, составляйте короткие, четкие предложения. Они должны быть простыми, легко читаемыми, без сложных слов или больших абзацев.

Предоставьте свои записи на ознакомление сотрудникам

Есть много способов поделиться своими записями с другими. Главное, сделать это как можно быстрее. Так каждый может быстрее приступить к выполнению задач.

Самый легкий способ. Создайте документ Google Docs и поделитесь им с остальной командой. Если вы не любите работать с подобного рода документами, есть масса простых и приятных альтернативных решений.

Являясь любителем записей, я перепробовал много вариантов взаимодействия с другими. Раньше для меня супер-вещью был Evernote. Он реально был крутым. Теперь это – Notion. Простота использования, множество различных опций.

Что может быть лучше? Попробуйте.

Вы хотите проводить продуктивные собрания и встречи?

Так вот. Именно этого вы и добьетесь. Тщательно составленная повестка дня и заметки – это первые и наиболее продуктивные шаги для проведения продуктивной встречи. Помните: у вас всегда должен быть при себе блокнот для важных заметок. Вам все равно придется их переписать. Хотите узнать больше о том, как провести эффективные встречи? Мы поделимся с вами.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d4dae6ff8ea6700b49d51e7/5dc8948d4052283fcdc46c83

Протокол встречи

Протокол проведения мероприятия образец

«Я знаю, что вы сделали прошлым летом!» – послышалось из-за принтера. Казалось бы, самое время найти подходящее убежище и, вооружившись степлером, атаковать мужика в рыбацком плаще с крюком из одноименного фильма.

Но погодите, возможно это просто кто-то распечатал старинный протокол совещания и спешит напомнить, что нынешний «корпоратив» вы обещали организовать непременно на море.В суете дней мы не всегда можем вспомнить, где припарковали машину и что ели на завтрак, что уж говорить о деталях многочисленных деловых встреч.

И если для бытовой амнезии в верхнем ящике стола всегда хранится «глицинчик», то в последнем случае нас спасет всеведущий и злопамятный протокол встречи.

Для чего составляется протокол встречи?

Протокол встречи – это документ, в котором фиксируется ход встречи и принятые решения.

Рекомендуется к использованию практически в любой ситуации переговоров, деловых обсуждений и совещаний, где присутствует больше одного человека (хотя порой и для дебатов между демонами в голове он тоже был бы не лишним, а в случае с друзьями, когда вы решили бегать вместе по утрам, но не уточнили, в каком году, вообще крайне необходим).

Важно понимать, что договором протокол встречи не является и юридической силы не имеет, но при этом он намного больше, чем просто бюрократия.

Для участников предельно ясное закрепление результатов встречи при прозрачной их формулировке с красивыми «буллет-поинтами» повысит эффективность внутренних бизнес-процессов и откликнется конструктивностью в переговорах.

Учитывая, что людям свойственно воспринимать информацию по-разному, и магическую способность памяти ее искажать со временем, протокол как раз позволяет сделать так, чтобы все были, в буквальном переводе с английского, «на одной странице», то есть имели одинаковое понимание всех решений и дальнейших действий по обсуждаемым вопросам. Подтвержденные и подписанные участниками договоренности уже не просто «слово-воробей», а то самое, что не вырубишь топором.

Что нужно указать в протоколе встречи?

Начнем с названия. Ну скажем «Управление Семью Королевствами». Место и время проведения – «Королевская Гавань, 19.05.2019». Далее перечисляем присутствующих на встрече лиц и организации (от дома Старков – Арья Старк, Санса Старк, Бран Старк и т.д.).

В повестке дня перечисляем рассматриваемые вопросы (кто будет новым королем; смена формы правления в Семи Королевствах).

После повестки дня в протоколе кратко описывается ход встречи: кто выступал, какие предложения внес, какие высказывались возражения и контрпредложения (Сэм Тарли предложил выборность главы государства, был осмеян; Тирион Ланнистер внес кандидатуру Брана Старка на пост короля с последующим переходом к республике; Санса Старк настаивает на независимости Севера). В итоговой части описываются выводы, к которым пришли стороны, и решения, которые были приняты на будущее с указанием ответственного за выполнение лица (Королевств остается шесть под управлением Брана, Север выходит из состава федерации во главе с Сансой, смена монархической формы правления на республиканскую).

На практике часто протоколы рассылаются участникам уже после встречи, иногда и через несколько дней.

Однако лучше на финале совещания еще раз озвучить присутствующим все выводы и дальнейшие шаги по протоколу и подписать его непосредственно после окончания встречи.

Протокол встречи может быть подписан участниками или только тем, кто этот протокол составлял. На рассматриваемом здесь собрании протокол не велся, поэтому кто знает, как у них там сложится с демократией, когда дракон вернется.

Проект:

ТЦ “Солнечный”

Тема встречи:

Итоги управления ТЦ “Солнечный” и существующие проблемы по состоянию на 10/02/18

Приложения:

Дата встречи и место проведения:

10 февраля 2018 года в г. Москва

Протокол составили:

Иванов И.И. и Петров П.П.

Участники:

Должность:

Подписи:

Сидоров С.С. (Си.С.)

Управляющий

Владимиров В.В. (В.В.)

Технический директор

Антонов А.А. (А.А)

Начальник отдела маркетинга

Степанов С.С.

Финансовый директор

Анастасиева А.А.

Юрист

Александрова А.А.

Начальник отдела аренды

Рассылка:

Участникам

Михайлову М.М., Николаеву Н.Н.

Татьяниновой Т.Т., Константинову К.К.

Повестка:

Результаты новогодних продаж арендаторов

Доходность арендаторов

Арендаторы с неудовлетворительными показателями и предлагаемые в отношении них меры

Маркетинговый план на февраль и март

Собираемость арендной платы

Устранение протечек

Организация парковки

Вопросы требующие решения

             Действия

No.

Ответственный

Срок исполнения

Результаты новогодних продаж арендаторов

В целом результаты положительные. На следующий год необходимо организовать партнерскую программу с арендаторами. Продумать предложения

1

А.А.

06/07/18

Доходность арендаторов

Разработать мероприятия по увеличению доходности

2

СиС

Источник: https://formadoc.ru/entity/others/protokol-vstrechi/

Pro-pravo-online