Как разделить приказы по видам

Как составить приказ: образец, правила оформления приказа. Офисная служба

Как разделить приказы по видам
Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях.

Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.

Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.

Какие виды приказа по основной деятельности бывают

Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений.

Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.

Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.

По цели издания приказы бывают:

 

  • инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;
  • исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.

По характеру информации, содержащейся в приказе, можно выделить группы, которые отражают:
 

  • структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;  
  • разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;  
  • создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;  
  • финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;  
  • вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;  
  • работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;  
  • вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.

Как правильно оформить приказ

Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах.

Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах. Федеральным архивным агентством разработана типовая инструкция на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которой определен порядок формирования и состав обязательных атрибутов распорядительных актов:

  • эмблема или логотип – если есть;  
  • название организации. Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;  
  • вид документа;  
  • место составления или издания. Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;  
  • дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится. Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;  
  • регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;  
  • заголовок к тексту. Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;  
  • текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ. В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;  
  • подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию. При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.

В некоторых случаях к приказам прикладываются справочные или утверждаемые документы – приложения. В этом случае в тексте пишется в скобках (приложение №__).

В документе-приложении справа сверху на первом листе отмечают, к какому, от какого числа приказу оно относится, либо утверждается. Если приложение одно, то оно не нумеруется.

Для более полной информации о приказе, национальный стандарт предусматривает дополнительные реквизиты, которые размещаются при необходимости:
 

  1. Отметка об исполнителе оформляется на последней странице, с лицевой или оборотной стороны, внизу рабочего поля.
  2. Штамп «Контроль» ставится в верхнем поле распоряжения и означает, что он взят на контроль одним из руководителей.
  3. Ограничение доступа.
  4. Отметка о направлении в дело указывает его место хранения, в соответствии с номенклатурой.

Отметку об ознакомлении делать не обязательно, она не является реквизитом. Но практика показывает: чтобы не возникало недоразумений, лучше всё-таки оформлять лист ознакомления в свободной форме.

Как составить шаблон приказа в MS Word

Подготовленный заранее шаблон приказа в MS Word поможет упростить работу делопроизводителя и секретаря. Не нужно будет каждый раз вспоминать правила оформления приказа, выставлять разметку, выравнивать и т.д.

Открыли шаблон и начинайте сразу с главного — с изложения воли руководства. С чего начать? 1. Выставляем значения полей: левая, верхняя и нижняя граница поля должны быть не менее 20 мм, правая – не меньше 10. 2.

В меню «Вставка» выбираем «Номер страницы» для нумерации многостраничных проектов. Выбираем простой формат. Располагаем по центру на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 3.

Для того чтобы номер на первом листе не отображался, в меню «Разметка страницы» открываем диалоговое окно «параметры страницы», вкладка «Макет». В разделе «Различать колонтитулы» делаем отметку.

4. Располагаем реквизиты по указаниям Росархива. Пример ниже.

Количество показов: 12800

Источник: https://3259404.ru/blog/articles/kak-pravilno-oformit-prikaz-po-obraztsu/

Кадровые приказы

Как разделить приказы по видам

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

ВЕБИНАРЫ:
“Работодатели и коронавирус” 
12 мая 2020 
Пишите Ваши вопросы!
Уважаемые коллеги, в связи со сложной эпидемиологической ситуацией,

офис работает в ограниченном режиме.

Доставка заказов возможна только службами EMS и PickPoint.
Опции Самовывоз и Курьерская доставка временно недоступны.  Время обработки и доставки товаров увеличено.

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.HR-OK.ru/content/100prikazov/

Классификатор приказов вам поможет

Как разделить приказы по видам
В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет.

Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу – вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела. Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов.

Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации.

Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям.

В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов.

В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.

), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы.

Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1.

Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.

Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих.

Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов.

Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

классификатора

классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2.

При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику.

Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3.

Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

  • по основной деятельности – срок хранения постоянно;
  • по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
  • по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к.

они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к.

они имеют срок хранения 5 лет.

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

  • ОДОсновная Деятельность,
  • ЛСЛичный Состав,
  • МПМатериальная Помощь / Материальное Поощрение,
  • ОКО`К — все хорошо, отпуск,
  • КМКоМандировка (обычная),
  • КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
  • АХАдминистративно-Хозяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов.

Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Пример

Классификатор приказов организации

Показать

на Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

Источник: http://www.Delo-Press.ru/articles.php?n=7873

Pro-pravo-online