Как правильно посчитать ревизию в продуктовом магазине формула

Учет товаров в розничной торговле

Как правильно посчитать ревизию в продуктовом магазине формула

Как организовать учет товаров в розничной торговле? Вопрос, который интересует многих владельцев бизнеса.

Когда кто-то только-только задумывается об открытии своего дела, будь то простой магазин продуктов или канцелярских товаров, мастерская с продажей автозапчастей или кондитерская, онлайн-магазин или супермаркет самообслуживания, ему, наверное, не сразу приходит в голову, «А как же я буду вести учет товаров (продаж/оказанных услуг/расходов и т.п.)?»

На самом деле, даже многие успешные предприниматели действуют, как говорится, «по-старинке» — используют для учета «тетрадку и ручку». Многие, пришедшие на данный сайт, пока именно так и организовали свою работу.

Однако, рано или поздно, каждый хозяин сталкивается с одной из следующих проблем: «потеря товара», недостача, расхождение в суммах прихода-расхода и т.д.

После возникновения подобных случаев, рано или поздно, начинаешь задумываться о более надежных вещах, таких как использование современных программных продуктов, предназначенных для учета товара в торговле.

Вместе с тем, к сожалению, многие и в принципе не понимают (а зачастую, просто не хотят понимать — ссылаются на занятость, семью, детей, увлечения, вечное «нет времени») суть самого процесса — учета товаров в розничной торговле. При этом неосознанно наносят материальный и финансовый ущерб как себе, так и своему бизнесу.

Основы торгового учета — не тема данной статьи (однако в любом случае, на нашем сайте вы можете прочитать про общие принципы учета товара в торговле). Здесь вы сможете найти информацию о том, как можно использовать простой, но одновременно функциональный инструмент для учета товара в розничной торговле — складскую программу «Лайт-учёт».

Причем речь пойдет о варианте, когда владелец лично ведет учет товаров на домашнем компьютере.

Прочитать статью про основы торгового учёта

Итак, еще раз. Если ВЫ торгуете сразу с компьютера, то есть, сперва, отписали товар, потом выдали, то эта статья не для ВАС.

В данной статье обсуждается — как организовать учет в торговле, например, продуктами или вещами, когда мы не можем использовать компьютер в реальном времени. Компьютер стоит у нас дома.

А мы хотим вывести результат по магазину, есть недостача или нет, какой товар лучше продается, сколько мы заработали.

Отметим, что учет, в данном случае, можно вести двумя способами — суммовым и потоварным (или аналитическим). Но результат выводится всегда только путем проведения ревизии по магазину или передачи товара. Мы никогда не знаем сколько и что мы продали, мы знаем сколько ОСТАЛОСЬ!

Суммовой, как следует из названия, ведется по сумме документов. Все очень просто, можно даже обойтись без компьютера, а воспользоваться тетрадкой и калькулятором. Закупили товар, расценили, посчитали приход товара по цене продажи, записали в плюс. Забрали выручку из магазина, записали в минус:

«ПРИХОД» — «ВЫРУЧКА» = «ОСТАТОК расчетный».

Если подробнее, то так:

«ОСТАТОК начальный»
+«ПРИХОД товара»
+«ВОЗВРАТ от покупателей»
+«НАЦЕНКА товара»
«УЦЕНКА товара или скидки покупателям»
«СПИСАНИЕ товара»
«ВОЗВРАТ поставщику»
«ВЫРУЧКА чистая»
«ЗАТРАТЫ произведённые из кассы магазина»
=«ОСТАТОК конечный, он же расчетный»

Сделали ревизию, посчитали недостачу:

«ОСТАТОК расчетный» — «ОСТАТОК фактический» = «НЕДОСТАЧА».

Недостатки суммового способа:

  • и самый главный — так как мы оперируем суммами, то мы не видим товара, который за этими суммами скрывается, то есть анализ по товару невозможен;
  • мы не можем оценить точную прибыль, только среднюю.
  • ошибки калькуляции — ну плохой у нас калькулятор — три раза считали, и каждый раз суммы разные! 🙂
  • при большом ассортименте очень трудно отслеживать правильность цены товара для учета, поступил товар в подотчет по 30 рублей, а при ревизии считаем по 60 рублей, попробуй догони! 🙁
  • сложно отслеживать ПОДСТАВНОЙ товар — кто из вас больше продает — ВЫ или ваш работник.

Всех этих недостатков лишен потоварный (аналитический) способ, при этом он почти такой же ЛЕГКИЙ. Особенно при использовании простой и наглядной складской программы «Лайт-учет»! Рассмотрим эту схему более подробно. Основные формулы такие: «ПРИХОД» — «ОСТАТОК» = «ПРОДАНО»,

«ПРОДАНО» — «ВЫРУЧКА» = «НЕДОСТАЧА».

1. Оприходуйте весь товар на СКЛАД

Даже если у ВАС нет склада создайте три. Пункт меню «Справочники», «Склады». Например, назовите их «Центральный», «Хлебный отдел 1 смена» и «Хлебный отдел 2 смена». Оприходуйте все накладные по документам на «Центральный». Нормально оприходуйте, то есть с закупочными и продажными (учетными) ценами, поставщиками и оплатой.

Склад «Центральный» служит для учета по поставщикам, общая (наша) касса, наш банковский рассчетный счет. Вообщем это «наш» виртуальный или условный склад.

Остаток на нем может и не быть, даже лучше если их не будет — проще разбираться! Весь оприходованный товар мы должны отписать подотчетным лицам! Например, сейчас работает «смена 1».

2. Выпишите товар для 1 СМЕНЫ

Просто заходим в расходные накладные «Центрального» склада и выписываем товар в одну накладную для получателя «Хлебный отдел 1 смена».

3. Переместите товар на 1 СМЕНУ нажав клавиши {F12}

В результате этой операции на складе 1 смены программой будет создана соответствующая приходная накладная и в остатках появится товар по учетным ценам.

4. Повторите пункты 2, 3 за каждый день работы 1 СМЕНЫ

Товар копится, копится и копится в остатках склада 1 смены. Сумма остатков соответствует сумме всего выданного в подотчет товара.

Причем учет четко ведется по количеству и учетным ценам! Цены не усредняются, как во многим программах, не используется метод последней или первой цены.

В нашей программе все четко — пока ВЫ сами не переоцените товар — он будет числится в подотчете по цене по которой он поступил! ВЫ хозяин учета, а не программа.

5. После передачи остатков, выпишите товар в одну расходную накладную для передачи на СМЕНУ 2 и переместите по {F12}

Для передачи остатков ВЫ используете инвентаризационную ведомость. Выберите склад 1 смены, пункт меню «Операции», «Остатки», {F4} — «акт инвентаризации».

В результате подсчета и заполнения ведомости мы получим документ передачи остатков — 1 смена передает товар 2 смене! Даже если у ВАС нет смен, работник передает остатки сам себе! Технология работы в программе не меняется! Таким образом, мы оформляем документ о передачи товара как РАСХОДНУЮ накладную, выписанную на складе сдающей смены и перемещаем товар на склад принимающей смены. Всё логично и соответствует фактически производимым действиям при учёте.

6. Остальной товар надо выписать в другую накладную, для этого нажмите {Insert} и {Ctrl}+{F10}. Эта накладная – продажа 1 СМЕНЫ за время смены

Всё что не в остатках, то продано. Получилась вторая РАСХОДНАЯ накладная, сумма которой соответствует проданному товару. Остается только оплатить эту накладную и вывести кассовый отчет по складу 1 смены, где заранее, каждый день мы записывали сколько выручки мы сняли с магазина.

Разница между суммой оплаченной накладной и выручкой в итоге дает нам недостачу, которую мы списываем на продавца. Оплаченная расходная накладная позволяет расчитать прибыль и провести анализ продаж по группам и конкретным товарам. В результате на складе 1-ой смены в остатках должно быть пусто — весь товар либо продан, либо перемещен на 2-ю смену.

В кассе 1-ой смены тоже пусто — все деньги либо сданы в виде выручки, либо списаны на недостачу продавцу.

7. Повторите пункты 1-6 для СМЕНЫ 2

Схема повторяется, только теперь мы перемещаем товар на склад 2-ой смены. И так по кругу. Смена меняется каждую ревизию. Так часто, как нужно ВАМ. Одни это делают каждую неделю, а кто-то раз в полгода. Технология учета в программе от этого не меняется. Чем чаще, тем точнее анализ по товару, но все зависит от ВАС!

Обратите внимание, что количество отделов и магазинов роли не играет, по каждому две смены и отдельный учет! Такая схема позволяет легко производить переоценку товара, перемещать товар из отдела в отдел. В качестве отчетов используются «Отчет кладовщика» для учета по товару и «Отчет по кассе» для учета по деньгам. «Общий отчет по фирме» позволяет оценить работу всего предприятия в целом.

Источник: https://lite-uchet.ru/article3.htm

Как правильно провести ревизию в продуктовом магазине?

Как правильно посчитать ревизию в продуктовом магазине формула

Ревизия в продуктовом магазине – процедура крайне необходимая.

Во-первых, необходимость ее проведения определена законом. Во-вторых, проведение регулярных инвентаризаций поможет актуализировать складские остатки товаров, выявить и в дальнейшем предотвращать риски потери товаров.

Проведение ревизию предполагает пересчет имеющегося товара и сравнение полученных данных с теми, что имеются у вас в учетной системе (1С, МойСклад, Далион, Рарус и пр.). В результате проведения инвентаризации могут появиться излишки товара или его недостача.

Если результаты ревизии абсолютно идеальны, то стоит повнимательнее присмотреться к происходящему – возможно, вас обманывают сотрудники.

Как правило, делать ревизию в магазине – дело трудозатратное.

Многие торговые точки проводят ее по ночам (дабы не закрывать магазин днем и не терять прибыль) или проводят ревизию в рабочее время, магазин закрывая на учет.

Сроки проведения ревизии в магазине

Сроки проведения инвентаризации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности.

Согласно закону РФ, проводить ревизию обязательно в следующих случаях:при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);при установлении фактов хищений и порчи ценностей;в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;при ликвидации (реорганизации) организации.Но помимо обязательных случаев, проводить инвентаризацию лучше ежемесячно.

Кто проводит ревизию в магазине?

Для проведения ревизии приказом директора организации назначается комиссия в количестве не менее трех человек.

В ее состав входят представители со стороны руководства компании, в том числе бухгалтер, сотрудники магазина, как материально-ответственные лица.

Иногда ревизию в магазине проводят фактически только работники магазина, то есть продавцы. Это не лучший подход – итоге ревизии могут быть “липовыми”. Поэтому присутствие независимого лица необходимо.

Какие бывают ревизии в магазине?

  • плановые (раз в месяц/те, что положено проводить по закону)
  • внезапные (контроль остатков, выявление хищений)
  • частичные, ревизия проходит в некоторых отделах/пересчитывается конкретная группа товаров. Как правило, пересчету подвергается та группа товаров, которая в большей степени рискует быть утраченной (кража, бой, пересортица и т.д.). Пример такого товара – алкоголь. Чем выше показатель потерь по товарной группе, тем чаще нужно по ней проводить внезапные частичные инвентаризации.
  • полные, когда оценивается вся работа магазина

Остановимся чуть подробнее на мини-ревизиях в продуктовом магазине.

Проводить частичные ревизии удобнее, нежели полные. Частичный пересчет товара позволяет ограничить доступ покупателей к товару на короткое время и только к некоторой части ассортимента, с минимальными потерями прибыли для магазина.Процесс ревизии по товарной группе практически ничем не отличается от обычной инвентаризации. Предпочтительнее проводить такие ревизии в “низкие” часы.

Проводить ревизию проще и быстрее с помощью терминала сбора данных. Те времена, когда терминал сбора данных могли позволить себе только крупные торговые сети, давно в прошлом. Сейчас на рынке масса бюджетных и функциональных устройств (стоимость их около 20 000 рублей). Если терминала у вас нет, то ревизию проводим по старинке – с ведомостью в руках, пересчитываем товар “по головам”.

Результат инвентаризации по товарной группе: оценка

В результате проведенной ревизии будут непременно выявлены расхождения между учетным остатком в программе и итогом пересчета. Расхождения могут иметь разное происхождение.

Во-первых, недостачи бывают из-за воровства персонала, физической порчи товара, естественной его убыли. Эти причины встречаются чаще всего.

Во-вторых, нельзя списывать со счетов и возможные ошибки, допущенные в результате ревизии или раньше: погрешности подсчета товара, пересортица, некорректная работа с учетной системой (не заведены приходные документы, были допущены исправления документов задним числом и т.д.).

Погрешность будет присутствовать при любом методе проведения инвентаризации – автоматизированно вы ее проводите или вручную. Но погрешность можно минимизировать.

Для этого целесообразно определить допустимый коэффициент потерь по конкретной товарной группе. Допустимый коэффициент потерь выводится опытным путем на основе разбора результатов предыдущих ревизий на точке.

Рассчитывается этот коэффициент индивидуально для каждой товарной группы, для каждого из магазинов.

Как правило, процент варьируется с 1,7 до 2,3% от общего товарооборота объекта. Если процент потерь начинает резко расти, значит в магазине есть проблемы и с ними надо разбираться.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d2747edd11ba200ad357e12/5df2296cddfef600ac677f58

Как сделать ревизию в магазине

Как правильно посчитать ревизию в продуктовом магазине формула

Здесь могут быть несколько вариантов, но прежде всего, нужно исключить ошибку в пересчете, для этого нужно тот же ассортимент проверить поштучно еще раз и если выяснится недостача товара, начать анализ, каким образом это могло произойти.

По практике торговых фирм, сумма товара, который был утрачен, делится на всех продавцов, которые по данному направлению товара вели торговлю. Не исключен и случай кражи товара покупателями, но цель ревизии не расследовать причинно-следственные отношения, а выяснить, имеет ли место быть недостача или нет.

Для грамотного проведения ревизии необходимо составлять протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в данном мероприятии во избежание несогласия насчет обозначенных цифр недостачи.

Проводить ревизию логичнее всего в конце месяца, так как она станет хорошим итогом работы за месяц и позволит помесячно анализировать наличие убытков в данном торговом секторе.

О ревизии, всех участвующих в ней, необходимо предупреждать заранее.

Также необходимо составлять план по магазинам такой, чтобы была возможность привлечь сотрудников в помощь ревизорам для пересчета продукции, тогда время ревизии значительно сократится, а коэффициент полезности повысится.

Ревизия — очень действенный инструмент не только контроля, но и психологического устрашения продавцов и ответственных за товар менеджеров, так как она наглядно демонстрирует, что любое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто к продукции имел хоть какое-то отношение.

Полезный советПроводите ревизию в присутствии подотчетных лиц. В противном случае высок риск повышенной напряженности со стороны последних.

Ревизия в магазине проводится с целью определения остатков товара и выявления денежных недостатков. В зависимости от направления деятельности магазина, товар может учитываться в штуках, килограммах, метрах. При ревизии товара в магазине расчеты необходимо делать по цене закупки, то есть по входящей цене. В случае ревизии денежных средств расчеты ведутся по цене продажи товара.

Вам понадобится

  • Товар, выручка, члены ревизии, персонал магазина, предыдущие акты ревизии, накладные с перечнем привезенного товара.

Инструкция

Чтобы быть уверенным в сохранности материальных ценностей, собственнику нужно проводить ревизию в своем магазине.

По правилам ревизию проводят два раза в год, при этом нужно сделать приказ на проведение ревизии, в составе комиссии должно быть минимум 3 человека.

Если с продавцами заключался договор на материальную ответственность, в случае смены материально ответственного лица проводится дополнительная ревизия.

В ходе проведения ревизии денежных средств сначала нужно взять остаток с предыдущей инвентаризации товара, остановив при этом реализацию продукции, прибавить новый товар, который поступил после последней инвентаризации в денежном эквиваленте.

Для повышения эффективности подсчет товара должны делать два человека, один считает, второй перепроверяет. После чего прибавляется выручка и вычитается списание. Если был возврат товара – эта сумма тоже отнимается. В итоге недостача не должна превышать 2%.

К сожалению, избежать расхождений удается редко. Возникают они обычно из-за воровства персонала, либо воровства покупателей и пересортицы товара.

Для инвентаризации продуктов питания нужно учитывать усушку и утряску товара. Если в ходе ревизии выявлена недостача определенной группы товара, желательно перепроверить еще раз.

Проверьте, не забыли ли вы пересчитать товар, лежащий в подсобке или на складе.

Если при ревизиях постоянно выявляется недостача не более 2% от выручки, то это считается нормой. Когда показатель увеличивается до 5%, следует заменить персонал или ужесточить охранную систему. После проведения ревизии составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывают сотрудники и комиссия.

Специфика

Чтобы определить, какой результат должна дать ревизия в магазине, необходимо посчитать приход (поступление продукции). К полученному показателю прибавляется остаток с предыдущей проверки. После этого вычитается расход товара за контрольный период. Если ранее ревизия магазина не выполнялась, тогда из прихода просто вычитается количество проданного товара.

Плановые мероприятия

Ревизия в магазине может проводиться в несколько этапов. Их количество зависит от размеров точки, объема товара, ассортимента. Перед началом проверки составляется план. При этом учитывается возможность вносить в него коррективы и дополнения по мере выявления нарушений. Если не изменять ход проверочных мероприятий, ревизия в магазине может быть неэффективной.

В некоторых случаях план, даже хорошо продуманный, приходится корректировать после выявления некоторых фактов. Вместе с этим дополнение и внесение изменений в ход контрольных мероприятий должны быть обоснованными. Корректировки проводятся до того момента, пока не будут собраны все материалы, необходимые для правильного представления о состоянии дел.

Цель

В этом разделе описываются основные задачи, которые будут решены посредством проверки. Они зависят от масштаба предприятия. Так, например, в крупной точке проверяется состояние складов, соблюдение правил хранения продукции, правильность проведения кассовых операций и так далее. Несколько иные цели преследует ревизия в магазине.

Участники проверки

В зависимости от масштабов магазина к ревизии могут привлекаться различные специалисты. Например, это могут быть технологи, снабженцы, финансисты, бухгалтера. Руководителю проверки необходимо правильно распределить задачи между привлеченными лицами, проследить за полнотой контроля отдельных участков в магазине.

Он также организует надлежащее оформление результатов, оказывает практическое содействие участникам. В соответствии с составленной программой определяются возможность и необходимость использовать те или иные ревизионные средства, способы и приемы получения и обработки сведений. Перед началом проверки проводится совещание с лицами, привлеченными к ней.

Источник: https://kupit-krohe.ru/mashina/reviziya-v-magazine/

Pro-pravo-online